Filer, links, afstemninger og beslutninger
De fire faner rummer projektets indhold. Alt kan markeres Intern eller Ekstern; eksterne medlemmer ser kun det, der er markeret Ekstern. Rollerne er beskrevet i Opret og medlemmer.
Filer
Filerne ligger i Filer og tilknyttes rummet uden at blive kopieret. Ejer, Leder og Medlem kan tilknytte filer:
- Klik på Tilføj fil i fanen Filer.
- Søg i dialogen (Søg i Meil Files …) og vælg en fil. Mapper og filer, der allerede er tilknyttet, vises ikke.
- Klik på Tilknyt fil.
Filer, du tilknytter fra panelet, markeres Reference og Intern. Rækken viser filtype, version (v3), størrelse, Ejer {navn}, Tilknyttet {dato} og en revisionslinje, for eksempel «Aktuel v3 · godkendt v2». Forhåndsvis åbner filen i forhåndsvisning; Versioner vises, når filen har flere versioner.
Godkendelse
Ejer og Leder kan sætte Godkendelsesstatus på hver fil: Afventer godkendelse, Godkendt eller Ændringer ønskes. Ved Godkendt gemmes det versionsnummer, der blev godkendt. Ændres filen senere i Filer, får rækken mærket Ændret efter godkendelse, og Project Pulse flager den. Andre roller ser statussen som et mærke.
Links
Ejer, Leder og Medlem kan tilføje og redigere links. Klik på Tilføj link og udfyld URL (påkrævet), Titel, Kategori (Dokumentation, Reference, Design, Budget, Møde, Andet), Synlighed og Beskrivelse. Klik på Tilføj.
meil.dk henter preview (titel, beskrivelse, billede) automatisk. Lykkes det ikke, står der Ingen preview på rækken. Mangler der en titel, vises titlen fra previewet eller værtsnavnet.
På hver række finder du Rediger og Fjern. Fjernelsen bekræftes med «Fjerne linket “…” fra projektrummet?».
Webadresser i chatbeskeder kan gemmes direkte med knappen Gem link under beskeden. De får kategorien Reference, synligheden Intern og markeres Fra chat · {navn}.
Afstemninger
Ejer, Leder og Medlem kan oprette en afstemning med Tilføj afstemning:
| Felt | Indhold |
|---|---|
| Spørgsmål | Påkrævet, op til 280 tegn |
| Lukker | Dato, i dag eller senere |
| Synlighed | Intern eller Ekstern |
| Valgmuligheder | 2 til 10, hver op til 160 tegn; Tilføj valgmulighed og Fjern |
Kortet viser status (Åben eller Lukket), Oprettet {dato}, Lukker {dato}, antal stemmer pr. valgmulighed, en søjle med andel og {n} stemmer i alt. Klik på Stem ved en valgmulighed; du kan skifte stemme, så længe afstemningen er åben, og dit valg vises som Din stemme. Læser kan ikke stemme; Ekstern kan kun stemme i eksterne afstemninger.
Datoen i Lukker lukker ikke afstemningen automatisk. Ejer eller Leder lukker den med Luk, og en systembesked lægges i chatten. Efter lukningen:
- Opret beslutning (Ejer, Leder) åbner en formular med spørgsmålet som Beslutning, resultatet som Opsummering og valget Kræver opfølgningsopgave.
- Opret opgave (Ejer, Leder, Medlem) opretter opgaven Follow up: {spørgsmål} med resultatet i beskrivelsen, markeret Fra afstemning. Derefter står der Opgave linket på kortet.
Beslutninger
Kun Ejer og Leder kan oprette beslutninger. Klik på Tilføj beslutning og udfyld Beslutning (titel, op til 240 tegn), Opsummering («Hvad blev besluttet, og hvorfor?», op til 4000 tegn), Synlighed og eventuelt Kræver opfølgningsopgave. Klik på Tilføj beslutning. En systembesked lægges i chatten.
Kortet viser titel, opsummering, Af {navn} · Besluttet {dato} · Intern/Ekstern og kilde (Fra afstemning eller Fra chat). Kræver beslutningen opfølgning, står der Opfølgning, indtil nogen klikker på Opret opgave (Ejer, Leder, Medlem); så skifter mærket til Opgave linket, og opgaven får titlen Follow up: {beslutning}.
Annuller (Ejer, Leder) tager beslutningen ud af listen. En beslutning kan ikke redigeres i panelet, efter at den er oprettet.
En chatbesked kan gemmes som beslutning med knappen Beslutning under beskeden (Ejer, Leder). Beskedteksten bliver titel (afkortet ved 140 tegn), og hele beskeden bliver opsummering.
Hvad hører til hvor
Links til det, der ligger uden for meil.dk, filer til det, der skal godkendes, afstemninger til valg, der kræver tal, beslutninger til det, der skal huskes.