Frånvarosvar

Frånvarosvaret skickar ett automatiskt svar till alla som skickar dig e-post medan du är borta — typiskt på semester, i ett längre möte eller utanför kontoret. Du kan också ställa in det för att meddela att du har bytt adress.

Du hittar det under Inställningar → Frånvarosvar.

Så här aktiverar du frånvarosvaret

1. Gå till Inställningar → Frånvarosvar
2. Slå på reglaget längst upp — statusen ändras från Frånvarosvar är av till Frånvarosvar är på
3. Skriv in ämne och meddelande för det automatiska svaret
4. Tryck Spara

Från och med det ögonblicket skickar vi det automatiska svaret till alla som skickar dig e-post.

Från-datum och till-datum (valfritt)

Du kan styra exakt när frånvarosvaret ska vara aktivt:

• Från datum — valfritt. Lämna tomt för att starta omedelbart.
• Till datum — valfritt. Lämna tomt för att köra tills du stänger av det.

Lämnar du båda tomma körs frånvarosvaret tills du stänger av det manuellt.

Skriv ett bra frånvarosvar

Det är bra att nämna:

• När du är tillbaka (ungefärligt datum är bättre än ingenting)
• Vad mottagaren kan göra under tiden (vänta, kontakta en kollega, besöka webbplatsen)
• En alternativ kontakt för brådskande ärenden

Exempel:

Ämne: Borta till den 25 maj

Hej,

Tack för ditt e-postmeddelande. Jag är på semester till och med den 24 maj och läser inte e-post under denna period.

Behöver du hjälp innan jag är tillbaka, kontakta kollega@firma.nu.

Med vänliga hälsningar,
Doc

Hur ofta skickar vi svaret?

En gång per 7 dagar

För att undvika e-postloopar — till exempel om en annan automat också svarar automatiskt — skickar vi frånvarosvaret till varje enskild avsändare bara en gång per 7 dagar.

Skickar samma person dig två e-postmeddelanden under en vecka får de svaret endast på det första.

Teckengräns för meddelandet

Själva meddelandet kan vara upp till 4 000 tecken. Räknaren under textfältet visar hur mycket du har använt.

Så här stänger du av frånvarosvaret

1. Gå till Inställningar → Frånvarosvar
2. Slå av reglaget längst upp — statusen ändras till Frånvarosvar är av

Själva meddelandet och datuminställningarna sparas kvar, så att du snabbt kan aktivera dem igen inför nästa semester.

Tips

• Testa svaret innan du åker. Skicka ett e-postmeddelande till dig själv från en annan adress (t.ex. ett privat Gmail-konto) och kontrollera att autosvaret ser ut som du förväntar dig.
• Ange datumgränser om du vet återkomstdatumet. Då behöver du inte komma ihåg att stänga av det när du är tillbaka.
• Nämn inte att du är bortrest om du publicerar e-postadressen offentligt. Det är bättre att skriva «borta från inkorgen» än «på Hawaii».